Cara Print Amplop Massal dengan Fitur Mail Marge



Amplop ibarat pakaian bagi kita, selain melindungi badan demi kesehatan, kebersihan dan keindahan, juga pakaian yang kita kenakan dapat memberikan kesan bagi yang melihatnya. Jika seseorang pakaiannya bersih, rapi, serasi dan bermerk tentu kita dapat mengira-ngira siapa dia. Begitu pula bagi orang yang berpakaian kotor, lusuh dan semerawut, tentu akan lain penilaian orang terhadapnya.

langkah langkah Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal

Demikian pula dengan amplop surat, walau pun hanya berupa secarik kertas, namun akan mampu memberikan kesan yang mendalam bagi yang melihat dan yang menerimanya. Kebanyakan dari kita sebagai orang Indonesia ketika menerima sebuah surat yang hanya berupa fotokopi tanpa sampul, tanpa disebutkan nama penerima dan alamat tujuan yang lengkap, si penerima akan merasa disepelekan dan merasa tidak dihargai.

Berbeda ketika kita menerima sebuah surat dengan amplop yang bagus, nama penerima dan nama pengirim tertulis dengan jelas dan rapi. Si penerima pasti akan merasa tersanjung, merasa dihormati dan tentu merasa bangga. Dengan demikian jelas amplop untuk sebuah surat atau dokumen lainnya memiliki fungsi yang sangat penting walau pun isinya belum tentu penting.

Masalahnya sebagian dari orang atau sebuah intansi merasa malas jika harus mencetak nama dan alamat tujuan yang berbeda-beda di setiap amplop. "Kalau isi surat kan bisa difotokopi, kalau amplop enggak bisa, apalagi jika nama dan alamat penerima berbeda-beda". Begitu barangkali alasan orang-orang yang belum tahu cara print amplop dengan Mail Marge, padahal dengan menggunakan fasilitas Mail Marge di Microsoft Word, mencetak nama dan alamat tujuan yang berbeda di atas amplop sangat mudah dan cepat.



Agar amplop surat anda lebih indah, lebih bermakna, lebih dihargai dan lebih menghargai, mulai sekarang print nama dan alamat tujuan disetiap mengirimkan surat. Berikut adalah langkah demi langkah cara print amplop yang memiliki alamat tujuan yang berbeda secara sekaligus dengan Fitur Mail Marge.

Cara Setting Print Amplop di Word

  • Pastikan di laptop atau komputer anda sudah diinstall driver printer yang akan digunakan.
  • Silakan buka Microsoft Word, dalam tutorial ini saya menggunakan Microsoft Word 2016. namun cara ini berlaku untuk Microsoft Word versi lainnya.
  • Klik menu Mailings > klik toolbar Start Mailing Marge lalu pilih Envelopes
Tutorial Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Langkah awal menggunakan fitur Mail Marge
  • Pada jendela Envelope Options, silakan dipilih model dan ukuran amplop pada bagian Envelope size
Pada tutorial ini saya memilih menggunakan amplop Size 10, yaitu jenis amplop yang paling umum digunakan dalam surat-menyurat di perkantoran, yang berukuran 110 x 230 mm atau sering disebut juga Plain Amplop.
  • Masih pada jendela Envelope Options klik menu Printing options, di sana tertera model printer yang akan kita gunakan, misalnya Epson  L310
  • Pada bagian Feed Method, silakan pilih posisi print amplop yang support dengan printer yang anda gunakan
panduan Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Penempatan posisi amplop dalam printer

Penjelasan gambar di atas:
1. Posisi amplop horizontal dan diletakkan di sisi kiri (hanya untuk printer besar)
2. Posisi amplop horizontal dan diletakkan di tengah-tengah (hanya untuk printer besar)
3. Posisi amplop horizontal dan diletakkan di sisi kanan (hanya untuk printer besar)
4. Posisi amplop vertikal dan diletakkan di sisi kiri (untuk printer kecil dan besar)
5. Posisi amplop vertikal dan diletakkan di tengah-tengah (untuk printer kecil dan besar)
6. Posisi amplop vertikal dan diletakkan di sisi kanan (untuk printer kecil dan besar)

Untuk printer Epson L310 yang saya gunakan, pembatas margin yang bisa digeser berada di sebelah kiri, dengan demikian pada Feed Mothod tersebut pilihlah posisi nomor 4. Jadi di printer posisi amplop berada di sebelah kanan.
  • Setelah Feed Method dipilih, di bagian  Pace up dan Pace down, klik saja di bagian Pace Up
  • Kemudian klik tombol OK. Sekarang area lembar kerja Word menjadi kecil sesuai dengan ukuran amplop yang dipilih, seperti gambar di bawah ini.

  • Di area bagian atas silakan buat kop surat, jika anda mencetak amplop untuk sebuah instansi atau organisasi.
  • Jika anda ngeprint surat pribadi atau tidak ingin mencantumkan kop surat, silakan di bagian atas sebelah kiri ketikan nama dan alamat pengirim.
  • Untuk mencantumkan nama, identitas tambahan dan alamat tujuan, silakan klik di area bawah sebelah kanan, maka di sana akan muncul garis area untuk alamat tujuan.
Jika ingin mencetak amplop dengan alamat tujuan sedikit misalnya di bawah sepuluh lembar, lebih efesien tidak usah menggunakan Mail Marge, langsung saja ketikan nama dan alamat tujuannya kemudian print satu-persatu, namun jika amplop yang akan dicetak banyak, misalnya ratusan bahkan ribuan, lebih praktis dan efesien dengan menggunakan Mail Marge.



Cara Pengaturan Mencetak Amplop dengan Mail Marge

Berikut langkah-langkah print amplop secara massal (jumlah banyak) dengan menggunakan fasilitas Mail Marge. Langkahnya tidak jauh berbeda dengan Cara print surat secara massal dengan menggunakan Mail Marge
  • Sebelumnya buatlah tabel yang berisi nama dan alamat tujuan lengkap, bisa menggunakan Word atau Excel
  • Atau bisa juga memanfaatkan file data tabel yang sudah ada sebelumnya yang penting di dalam tabel tersebut terdapat nama, identitas tambahan dan alamat.
  • Jika mengambil file data tabel yang sudah ada, hilangkan judul tabel yang ada di atasnya sehingga pada baris 1 langsung tabel, seperti contoh di bawah ini.

  • Pastikan komputer atau laptop sudah terkoneksi dengan printer yang akan digunakan.
  • Setelah anda membuat kop surat atau alamat pengirim, klik area alamat tujuan di bawah kanan.
  • Klik menu Mailings > Klik Start Mail Marge, kemudian pilih dan klik pada Step by Step Mail Marge Wizard
Langkah-langkah Cara Print Massal Menggunakan Fitur Mail Marge
Menu Mailings pada Ms.Word

  • Di sebelah kanan akan muncul jendela Mail Marge seperti di bawah ini.
langkah demi langkah Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Jendela Mail Marge

  • Pada bagian Select Document Type, pastikan Envelopes yang dipilih
  • Pada bagian Step 1 of 6 yang ada di bawah, klik Next: Starting document
  • Pada bagian Step 2 of 6, Klik Next: Select recepients
  • Pada bagian Use an existing list yang ada di tengah, Klik Browse, maka akan muncul jendela baru seperti di bawah ini.
Step by Step Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Pencarian data filed
  • Silakan cari nama file yang datanya akan dimasukkan ke dalam mail marge, jika sudah ketemu silakan klik nama file tersebut kemudian klik Open
  • Pada jendela Select Table yang muncul, pilih Sheet yang sesuai, dalam contoh ini DAFTAR PESERTA TES CPNS 2018 di buat di Sheet1, jadi silakan pilih Sheet1 kemudian klik tombol OK
Langkah-langkah Cara Print Massal Menggunakan Fitur Mail Marge
Jendela Select Table Print Mail Marge
  • Muncul lagi jendela Mail Marge Recipents, perhatikan data yang ada di jendela tersebut, kalau sudah sesuai dengan yang kita maksud, klik saja tombol OK
  • Kembali ke jendela Mail Marge yang ada di sebelah kanan, pada Step 3 of 6, klik Next: Arrange your emvelope
  • Muncul lagi jendela Mail Marge Step 4 of 6.
Pada tahapan ini kita akan memasukkan data filed yang ada di jendela tersebut ke dalam lembar kerja amplop yang akan kita print. 
  • Letakkan kursor di sebelah kanan kata Yth.
  • Klik More items yang ada di jendela Mail Marge Step 4 of 6
Cara Print Amplop dengan Mail Marge sekaligus banyak
Langkah memasukan data filed pada amplop

  • Klik NAMA PESERTA yang ada di jendela Insert Marge Filed dan klik lagi tombol Insert yang ada di bawahnya. Maka sekarang di depan kata Yth. ada filed text <<NAMA_PESERTA>>, terakhir klik tombol Close pada jendela Insert Marge Filed.
  • Di bawah <<NAMA_PESERTA>> ketikan No. Ponsel:_ kemudian Klik lagi More items yang ada di jendela Mail Marge Step 4 of 6
  • Setelah jendela Insert Marge Filed muncul, kemudian klik NO HP yang ada di jendela Insert Marge Filed. Klik lagi tombol Insert terakhir klik tombol Close
Lakukan cara yang sama pada ALAMAT, KECAMATAN, KAB_KOTA. PROVINSI dan KODE_POS, susunan penempatannya disesuaikan kebutuhan atau seperti contoh di bawah ini. Data filed yang dicantumkan/dimasukkan ke alamat tujuan hanya yang diperlukan saja.

Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Contoh penempatan posisi alamat tujuan

  • Setelah semua filed dimasukkan ke dalam area alamat tujuan dengan benar, klik tombol Next: Priview your envelope yang ada di jendela Mail Marge Step 4 of 6
  • Pada Step 5 of 6 Mail Marge ini kita sudah bisa melihat bahwa data filed yang berasal dari file Excel DAFTAR PESERTA TES CPNS 2018, telah sukses masuk ke lembar kerja amplop di Microsoft Word.
Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Alamat yang tertera hasil mail marge

  • Untuk mengecek data satu persatu kita bisa menggunakan toolbar Record yang ada di grup menu Preview Result.
Langkah-langkah Cara Print Massal Menggunakan Fitur Mail Marge
Toolbar Record Mail Marge
  • Di Step 5 of 6 kita juga sudah bisa mencoba mencetak, namun masih cetak manual.
  • Jika sudah yakin tidak ada yang keliru, klik tombol Next: Complate the marge yang ada di Step 5 of 6, maka akan muncul jendela Mail Marge step terakhir seperti di bawah ini.
Langkah-langkah Cara Print Massal Menggunakan Fitur Mail Marge
Tahapan terakhir Mail Marge
  • Silakan klik menu Print... yang ada di jendela Mail Marge tersebut
  • Akan muncul jendela kecil Marge to Printer seperti di bawah ini, silakan tentukan berapa yang mau dicetak, apakah All (semuanya) atau berdasarkan halaman, misalnya From: 1 ; To: 500. Setelah itu klik tombol OK 
Cara Print Amplop dengan Mail Marge Secara Massal
Opsi pencetakan dalam MailMarge

Hati-hati saat memasukkan amplop ke dalam printer jangan sampai terbaik. Ada baiknya sebelum mencetak dalam jumlah banyak, dicoba dulu apakah penempatan amplop di printer sudah tepat atau salah.

Demikian tutorial cara print sekaligus banyak menggunakan fitur Mail Marge Microsoft Word, semoga tutorial ini bermanfaat, jika ada pertanyaan atau saran silakan masukkan dalam kolom komentar, dengan senang hati kami akan membalasnya secepat yang kami mampu.

Terimakasih sudah mampir ke BossTutorial.com.

Previous
« Prev Post

Artikel Menarik Lainnya

Cara Print Amplop Massal dengan Fitur Mail Marge
4/ 5
Oleh
Facebook
0 Blogger